Como enviar emails a gente ocupada

inbox ocupada Si algo detesto es el primer momento de sentarme frente a la Mac y ver mis cuentas de mail, analizar que es spam, que es press release, que es poco importante, que es queja, que merece la pena ser respondido y que suena interesante. Ese procesos que hago mentalmente con la suma de titulo + remitente es lo que me permite mi primer filtro y puede hacer que un mail importante termine en mi mente en “después lo miro”; lo molesto de ese proceso hace que no lo haga en mi Blackberry para no odiar al pobre equipo.

Pero si algo me pone de peor humor es leer un mail que me lleve 10 minutos con floreos, vueltas y explicaciones para cosas que son simples de pedir o explicar… ese momento en el que uno se da cuenta que con dos renglones me podrían haber dicho lo mismo hace que me pregunte si no me estoy volviendo un cranky old man o si simplemente estoy dejando la etiqueta social para ocasiones en “La Vida Real™”… o simplemente dejando eso para los posts en Uberbin que termino divagando sin rumbo algo simple: ¿como enviar mails a gente ocupada?

Leí una nota muy buena en el blog de Jason Freedman con 7 reglas simples que me permito retocar muy poquito de acuerdo a mi opinión:

  • Los títulos importan: lo dije en el primer renglón, un “Hola” no me dice nada un “Consejo para XX” me resulta más interesante y ya sé automáticamente si leer o no el mail… ¿implica esto que lo vaya a responder? No, pero al menos sé en que puedo ayudarte o no.
  • Usen un solo mail de contacto tener a un solo contacto con 5 direcciones de correo hace que las búsquedas sean complicadas y molestas, que cuando necesito saber algo de alguien tenga que hacer 3 búsquedas y como todos estan usando Gmail para concentrar mails esto se vuelve peor… ¿tenés tu dominio? Usalo que para algo lo tenés.
  • Si vas a pedir algo, hacelo directamente en serio, no necesito que me digan lo gordo que estoy, lo lindo que soy o lo mal que pronuncio el swahili. SI vas a pedir algo, hacelo pero dame una razón para poder darte una mano…
  • Contexto, Contexto, Contexto si te conocí en persona, si te conocí al hacerte un RT, si nos presentó un amigo en común o si simplemente estás saltando al vacío… ayudame a recordarte :)
  • 5 oraciones son suficientes para casi todo o al menos son suficientes para iniciar una conversación vía email. Si, es cierto, tu idea, startup, comentario es más importante que la final de Gran Hermano y la votación presidencial de la Federación Intergaláctica pero eso explicalo cuando ya tengas la atención del que está leyendo tu correo
  • Respondé inmediatamente en el caso que estés pidiendo algo, sea lo que sea, es una muestra de agradecimiento a la atención que te están prestando el hecho de responder rápido. Y como dice Jason, Ron Conway tiene como uno de sus filtros para invertir el medir la velocidad con la que le responden los que piden plata.
  • Incluí una firma profesional este punto yo mucho no lo respeto pero es útil si querés contactarte con alguien que esa persona tenga al menos 3 puntos de contacto para contestarte, leerte o simplemente llamarte

Ahora, esto no es exactamente lo que dice Jason sino una “revisión” a la que yo le agregaría dos puntos clave;

  • Contame algo interesante si algo aprendí de los mails de gente muy ocupada con la que cruzo mails a diario es que tienen tantas cosas más interesantes que contestarme o incluso leer mis mails que en cuanto pierdo tiempo y espacio divagando en cosas no relevantes… los perdí y automáticamente o no me responden más o simplemente me cambian la conversación y ahí vos, yo, el que envía el mail, pierde porque el foco lo pone el otro y no vos
  • No te ofendas si no te contestan o tardan en contestarte recibir 5 mails de la misma persona en un solo día por el mismo tema hace que automáticamente lo marque como spam (y les juro que así hasta perdí un par de primicias MUY buenas) pero en serio… cuando uno manda un mail puede ser que el otro no te conteste o que tarde en contestarte ¿aunque haya cumplido todas las reglas? Si, porque hay tipos con cargas de mails que no creeríamos y hasta tienen una secretaria que les hace un primer filtro
  • Una respuesta de una línea es mejor que nada pensalo de esta manera, lograste que alguien MUY ocupado te responda, ahora ya sabe quien sos y que le pediste; si te responde en una sola línea está dedicandote tiempo al resumir o pedir mas info… eso es bueno ;)

En definitiva, emails, twitts, mensajes en facebook, comunicados de prensa, spam, todo hace que tengamos mas posibilidades de conectarnos y comunicarnos, pero en medio de todo ese ruido es casi imposible hacerse notar y quizás estos consejos te terminen sirviendo.

10 thoughts on “Como enviar emails a gente ocupada”

  1. Totalmente de acuerdo. Si en el título y la primera línea del cuerpo, no hay nada del otro mundo, las chances de éxito son muy escasas.
    Mi frase de cabecera es: “El mail tiene que entrar enterito en la pantalla”de la Blackberry sin tener que hacer scroll”.
    Mariano, si te gusta esa frase, te dejo usarla ;)

  2. Los mails a mi jefe van siempre redactados para que puedan responder con “OK”.

    Si es positivo, con ese OK se gestiona todo el resto. Solamente si es negativo escribirá algo.

  3. Muy bueno. Ojo con eso de tener que responder rápido. No es lo mismo un mail que un tweet. Hay personas que te mandan 10 mails x día y pretenden que uno esté siempre dispuesto a dar una respuesta inmediata. Es como si fueran a tu casa cada hora a tocar el tiembre y te veas obligado a abrirles.

  4. Genial Mariano, ahora se que sos una especie de Bill Gates! jaja. No, bueno, pero si quiero mandarte un press release, vale en ingles?

  5. Post directo para muchos clientes y colegas que redactan emails desatrosos, carentes de contexto y con faltas de ortografía que entristecen.

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